La Chambre territoriale des comptes a examiné les comptes et la gestion de la commune de Hiva Oa au cours des exercices 2017 et suivants. Le contrôle a porté sur le pilotage communal, l’information budgétaire et la fiabilité des comptes, la situation financière, l’organisation de la commune et les services publics environnementaux (eau, déchets, assainissement).

Si la commune n’est pas soumise à des règles contraignantes en matière de fiabilité des comptes en raison de sa taille, un travail s’imposerait néanmoins pour améliorer les principes d’indépendance des exercices, de sincérité des comptes et de prudence. La tenue d’un inventaire communal, la comptabilisation des travaux en régie et un meilleur encadrement des régies communales sont à effectuer dans les meilleurs délais afin de fiabiliser le patrimoine communal et limiter des risques de détournement.

Alors que la commune dispose d’atouts indéniables grâce à des produits de gestion dynamiques (ressources d’exploitation, levier fiscal encore possible), elle ne réussit plus à dégager un excédent brut de fonctionnement (EBF) ni même une capacité d’autofinancement brute (CAF Brute) en 2020 et 2021 compte tenu de la non-comptabilisation des travaux en régie et de la forte hausse des charges générales. Nonobstant ces deux années atypiques, la tendance sur les charges générales reste tout de même orientée à la hausse sur l’ensemble de la période sous revue. La limitation des charges générales est pourtant le premier levier d’action pour générer durablement des économies face à la rigidité des dépenses de personnel.

Provenant essentiellement du fonds de roulement, la trésorerie qui atteint 803 MF CFP au 31 décembre 2021 est pléthorique (plus d’un an et demi de charges courantes) et résulte du sous-investissement de la commune et d’un pilotage approximatif des investissements sur la période (renouvellement insuffisant des immobilisations ; chantiers non lancés dans les délais ; sur mobilisation de l’emprunt en 2017 et 2018.) Des efforts d’équipement et une démarche active de recherche de subventionnement sont menés depuis 2020 pour remettre à niveau la commune.

N’ayant pas procédé à l’intégration du personnel communal dans les délais initialement fixés, l’organisation de la commune et la gestion du personnel sont restées embryonnaires jusqu’à peu. Elle doit désormais se doter d’outils de gestion (tableaux de bord, tableau des effectifs et des emplois, bilan social), procéder au juste niveau de recrutement (cadres de proximité) et développer les compétences du personnel (plan de formation). Le nombre important de travaux en régie effectués, ainsi que l’exploitation d’une carrière sont des facteurs d’accidents qui nécessitent de renforcer la prévention (document unique d’évaluation des risques professionnels, désignation d’un responsable de prévention).

La mise en place de dispositifs de contrôle pour la gestion des véhicules et le subventionnement aux associations professionnaliserait davantage la gestion communale. Une montée en compétence en comptabilité et en achat public apparaît aussi indispensable afin de s’affranchir progressivement des prestataires accompagnant la commune.

Le service de l’eau est marqué par le gel des opérations du schéma directeur d’adduction en eau potable et l’absence d’autocontrôle par la commune sur les fontaines publiques pourtant installées au profit de la population. Le service des ordures ménagères, sans aucune redevance, a été réduit à son strict minimum pour la collecte et a souffert d’un manque d’investissements sur la période. Le coût des services publics environnementaux de l’eau et des ordures ménagères n’est pas retracé dans les budgets annexes pourtant créés en 2011 alors même que le budget principal supporte l’ensemble des dépenses de personnel, une grande part des charges générales et même les emprunts pour les opérations relatives l’eau.

Enfin, le pilotage communal pourrait être optimisé tant sur la gouvernance (fonctionnement du conseil municipal, réunion des commissions et règles de délégations) que sur la préparation budgétaire (officialisation du plan pluriannuel d’investissement, instauration d’un débat d’orientation budgétaire). Une attention particulière doit être portée aux éventuels risques de conflit d’intérêts, notamment en veillant à ce que les élus intéressés à une affaire se déportent des procédures, et en se dotant notamment d’une charte de déontologie pour les élus et les agents.

Si la commune a mis en place un certain nombre d’actions depuis la fin du contrôle, la Chambre ne peut que l’inciter à finaliser les autres recommandations en suspens.

Synthèse du rapport de la CTC

Extraits alarmants du rapport de la CTC

« Une gouvernance à consolider »

« La commune ne respecte plus depuis 2020 l’obligation de rédaction d’un procès-verbal »

« Des pratiques budgétaires à revoir »

« La Chambre invite dès lors la commune à présenter un budget sincère, en procédant à la juste évaluation des dépenses et des recettes. »

« La répartition comptable des différentes opérations en régie n’a pu être communiquée par la mairie malgré les demandes de la Chambre »

« Un autofinancement en berne en 2020 et 2021 »

« La limitation des charges générales est pourtant le premier levier d’action pour générer durablement des économies face à la rigidité des dépenses de personnel. »

« Les dépenses des personnels permanents et non permanents de l’ensemble des budgets communaux ont progressé de 206,5 MF CFP en 2017 à 255,2 MF CFP en 2021 »

« A noter, la commune bénéficie également de dispositifs financés par le Pays comme les conventions d’accès à l’emploi (CAE) (ex : 28 en 2020 et 2021) pour renforcer ses agents permanents, ainsi que des guides sanitaires (ex : 10 en 2020 et 7 en 2021). »

 » Les frais de déplacement progressent en 2021 (3 MF CFP) »

« Une intégration des agents à la fonction publique communale non réalisée dans les délais initialement prévus »

« Sur les 52 agents sur emplois permanents, la commune comptait seulement 15 agents fonctionnaires recrutés sous statut de la fonction publique communale »

« Emplois non permanents n’ont cessé de progresser sur la période sous revue, et concernent en grande partie (82%) la filière technique, pour des durées moyennes de contrat de 2 ou 3 mois. »

« Il n’existe pas de démarche de prévention des accidents en l’absence de document Unique d’Evaluation de Risques Professionnel »

« Le juste niveau de recrutement et de compétences »

« La création du poste de DGS […] Malgré une publication de l’offre d’emploi […], une seule candidature a été déposée, celle du fils de l’ordonnateur en fonction. […] ce dernier, attaché d’administration 3 ème échelon (indice 391, soit 396 865 F CFP brut selon la grille), a été reclassé au 11ème échelon de la grille d’emploi fonctionnel du grade de DGS pour une population comprise entre 2 000 et 10 000 habitants (indice brut 404 conformément à la grille en vigueur45 , soit 577 720 F CFP brut) par arrêté du maire n° 86 du 02 novembre 2020. »

« Alors que la commune compte moins de 2 250 habitants, un autre poste de cadre a été créé […] « chargé de mission au pilotage des stratégies opérationnelles à temps non complet pour établir et coordonner un plan d’action découlant de l’audit réalisé en 2021 »[] avec un salaire brut mensuel de 218 917 F CFP. Calculé au pro rata de l’indice majoré 462, échelon 12 […] sachant que pour les communes de 2 000 à 10 000 habitants, pour l’emploi fonctionnel de DGS, soit le poste le plus important d’une commune de cette strate, le dernier indice prévu est 417 (12ème échelon) ».

« Si un emploi permanent de DGS se justifie pour assurer le bon fonctionnement de services, il conviendra par contre à court terme de réévaluer la nécessité de deux postes de cadre A »

« Des services publics environnementaux confrontés aux mêmes
problèmes »

« Aucun contrôle de la surveillance de l’efficacité des fosses septiques »

« Absence d’autocontrôle par la commune sur les fontaines publiques pourtant installées au profit de la population »

« Le service des ordures ménagères, sans aucune redevance, a été réduit à son strict minimum »

« Un risque de prise illégale d’intérêts à ne pas négliger »

« Le chargé de mission recruté a exercé précédemment au sein d’un cabinet d’études local qui a réalisé en 2021, soit avant son recrutement, pour 1,11 MF CFP de prestations au profit de la commune (son seul client parmi les différents prospects initiés). Malgré son recrutement par la commune début janvier 2022, la commune a commandé le même mois des travaux de modification d’une insertion paysagère (pour 297 416 F CFP) auprès de ce cabinet dont il reste toujours actionnaire à 49%. »

« La prise illégale d’intérêt, définie à l’article 432-12 du Code pénal, réprime le fait, notamment pour une personne investie d’un mandat électif public, « de prendre, recevoir ou conserver, de manière directe ou indirecte, un intérêt quelconque dans une entreprise ou dans une opération dont elle a, au moment de l’acte, en tout ou partie, la charge d’assurer la surveillance, l’administration, la liquidation ou le paiement ». »

« Mme le Maire, qui siège à la commission consultative d’implantation des stations de distribution de carburants (CISDC) […] ne s’est pas déportée et a émis un avis favorable […] l’implantation d’un dépôt d’hydrocarbures à Hiva Oa sur la parcelle A2366 d’une surface de 17780 dont le propriétaire a le même nom que le nom de jeune fille du maire. »

« La SARL Havaiki créée le 13 octobre 2021 avec pour actionnaires la fille de Mme le maire et la concubine du DGS à implanter et exploiter une station de distribution de carburants sur la commune d’une capacité de stockage de 40 m3 sur les parcelles cadastrées A2035 et A2037 qui appartiennent au fils de Mme le maire. »

« La Chambre recommande à la commune, au vu de ce qui précède, de renforcer son organisation afin de prévenir tout risque de conflit d’intérêts. Dans tous les cas, la réalisation d’une charte de déontologie, ou une insertion sur ce point dans le règlement intérieur serait à envisager. »

Voir ci-dessous le rapport complet de la CTC :